Registerbeskrivning

Kirkkonummen seurakuntien Vapaaehtoispankin rekisteriseloste
Rekisterinpitäjänä toimii kummatkin seurakunnat Kirkkonummen seurakuntayhtymässä. Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan vastaava on Teija Salovaara-Korhonen puh. 0400 272 214 ja Kyrkslätts svenska församling vastaava on Jan-Erik Strömberg tel. 0400 828 547.
Vapaaehtoispankin rekisteri auttaa seurakuntia ylläpitämään ajantasaista rekisteriä seurakunnan vapaaehtoisista turvallisesti yhdessä paikassa koottuna. Rekisterin kautta seurakunta saa käyttöönsä tiedot, kuinka paljon vapaaehtoistyötä seurakunnassa tehdään vuoden aikana.
Rekisteri sisältää sen tiedon mitä vapaaehtoinen täyttää, kun hän rekisteröityy järjestelmään ja vastaa lisäkysymyksiin. Tämä tieto on vain rekisterinylläpitäjän tiedossa ja niillä työntekijöillä, jotka vastaavat kategorioista ja niihin kuuluvista vapaaehtoistehtävistä. Lisäkysymykset määräytyvät kategoriakohtaisesti.
Tietoja tästä rekisteristä koskien vapaaehtoisesta ei siirrettä mihinkään muuhun järjestelmään tai käytetä mihinkään sellaiseen tarkoitukseen, johon ei ole annettu lupaa.
Jokainen rekisteröitynyt vapaaehtoinen näkee itse sen tiedon mitä rekisterissä on häntä koskien. Tällä tavalla vapaaehtoinen pysyy ajan tasalla mitä hänestä on tallentunut järjestelmään.
Vapaaehtoispankki toimii Vitec Software Oy:n palvelimella. Ohjelmaa ylläpitävän yrityksen lisäksi siinä oleviin tietoihin pääsee vain Kirkkonummen seurakuntien palveluksessa olevat työntekijät. Tietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterissä olevia tietoja koskee vaitiolovelvollisuus ja salassapito. Ohjelman ylläpitäjä: Vitec Software oy


Registeruppgift för Kyrkslätts församlingars Frivilligbank
Båda församlingarna i Kyrkslätts kyrkliga samfällighet fungerar som registerförare. Ansvarig för Kirkkonummen suomalainen seurakunta fungerar Teija Salovaara-Korhonen, tel. 0400 272 214 och ansvarig för Kyrkslätts svenska församling fungerar Jan-Erik Strömberg tel. 0400 828 547.
Frivilligbankens register hjälper församlingarna att hålla ett aktuellt och uppdaterat register över församlingens frivilliga samlade på ett säkert ställe. Genom registret får församlingen tillgång till information om hur mycket frivilligarbete som utförs i församlingen under året.
Registret innehåller de uppgifter som frivilliga fyller i när hen registrerar sig i systemet och svarar på ytterligare frågor. Denna information är endast känd för registeradministratören och de anställda som ansvarar för kategorierna och de frivilliguppgifter som tillhör dem. Ytterligare frågor bestäms per kategori enskilt.
Information från detta register om den frivilliga kommer inte att överföras till något annat system eller användas för något ändamål vart den frivilliga inte har get sitt tillstånd till.
Varje registrerad frivillig kan se informationen om hen i registret. På så sätt håller den frivilliga sig uppdaterad om vad som har registrerats om hen i systemet.
Frivilligbanken fungerar på Vitec Software Oy:s server. Utöver företaget som sköter programmet är det bara anställda som är anställda i Kyrkslätt församlingar som har tillgång till informationen i det. Tillgång till information kräver ett användarnamn och lösenord. Uppgifterna i registret är föremål för sekretess och tystnadsplikt. Programadministratör: Vitec Software oy