REKISTERISELOSTE vapaaehtoistoiminta Tietosuoja-asetus 2018

1. Rekisterinpitäjä:

Helsingin ortodoksinen seurakunta

Liisankatu 29 A, 00170 Helsinki

09- 856 46100, helsinki@ort.fi

2. Tietosuojavastaava: Christina Kontkanen

Puh. 0400 531 054, christina.kontkanen@ort.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:Vapaaehtoistoiminnan koordinaattori

Kristiina Aminoff, p. 040 350 1951

kristiina.aminoff@ort.

3. Rekisterin nimi:

Vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Helsingin ortodoksisen seurakunnassa toimivien vapaaehtoisten rekisterit vapaaehtoisten koordinointia ja vapaaehtoistoiminnan hallinnointia varten. Kattaa kaikki pysyvät ja tilapäiset rekisterit vapaaehtoisista.

5. Rekisterin tietosisältö:Helsingin ortodoksisen seurakunnan vapaaehtoistoiminnassa mukana olevien vapaaehtoisten nimi-, osoite- ja muut mahdolliset yhteydenottotiedot. (puhelin, s-posti) Vapaaehtoistehtävä jossa toimii ja muut mahdolliset vapaaehtoistehtävään liittyvät seikat.

6. Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteröidyiltä itseltään

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Mahdollisiin ulkoisiin koulutuksiin tai vastaaviin tilaisuuksiin toimitetaan tilaisuuden vaatimat yhteystiedot.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Ei tiedonsiirtoa

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

Rekisterit lukitussa tilassa tunnusten takana.

Käyttöoikeudet rajattu.

Kolmella henkilökunnan jäsenellä täydet oikeudet Katrina- vapaaehtoispankin tietoihin, jonne myös alueellisilla vastuuhenkilöillä oman toiminta-alueeensa tehtäviin liittyvät rajatut oikeudet. Rekisterin sisältö on tallennettu Ve-pankkiohjelmaan. Papu- raportointiohjelman käyttäjätiedot tallennettu Papu-ohjelmaan. Muihin kuin Katrina-vapaaehtoispankin rekistereihin täydet oikeudet vain vapaaehtoistoiminnan koordinaattorilla.

10. Rekisterin hallinnointi:

Täydet oikeudet Katrina-vapaaehtoispankkiin:

vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Kristiina Aminoff, seurakuntasihteeri Milja Sarlin, Helsingin seurakuntatyön vastaava i Teo Merras

Vapaaehtoispankin rajattu käyttöoikeus alueellisilla vastuuhenkilöillä:

Helsinki: Uspenski,lähimmäispalvelu, Auttava puhelin,Itä-Helsinki

Itäinen toiminta-alue

Läntinen toiminta alue

Monikulttuurinen toiminta.

M&V Software Oy:n järjestelmäpalvelun tukihenkilökunta pääsee Katrina-vapaaehtoispankin ja Papu-raportointiohjelman tietoihin

Muiden rekistereiden hallinnointi ja oikeudet ainoastaan vapaaehtoistoiminan koordinaattorilla.

11. Henkilötietojen antaminen rekisteriin ja tietojen säilyttäminen:

Rekisteröidyn omaan suostumukseen perustuva. Tietoja säilytetään rekisterissä rekisteröidyn vapaaehtoistoiminnan ajan.

12. Rekisteröityjen oikeudet:

Tarkastusoikeus omiin tietoihin

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajaamiseen

Vastustamisoikeus

Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään tai palveluun